Procedimiento Ordinario Sancionatorio Administrativo (Primeras 24 horas)

Caso

Recibo una “resolución” con cualquiera de los siguientes títulos “Informe Final”, “Traslado de Cargos”, “Acto de Apertura”, “Inicio de procedimiento” o algo parecido.

En dicha “resolución” me comunican que tengo que comparecer a una cierta hora en un lugar determinado donde se celebrará una audiencia oral y privada. El documento describe una serie de hechos, transcribe una serie de normas y se me indica que puedo ser acreedor de una sanción.

Así mismo, se pone a mi disposición un expediente administrativo.

Usted cuenta con 24 horas para impugnar esta resolución en caso que contenga algún vicio de legalidad o se esté produciendo alguna indefensión.

NOTA: En este caso, me refiero a un “Procedimiento Ordinario”, los “Procedimientos Sumarios” inician con las conclusiones y son procedimientos distintos con un tratamiento distinto.

¿Qué está pasando?

Evidentemente la Administración Pública que le está notificando esta resolución pretende sancionarlo.

Para el momento en que usted recibe esta notificación ya ha sucedido lo siguiente:

• Se realizó una “investigación preliminar” donde la Administración determinó que usted es potencialmente acreedor de una sanción. Esta investigación inició por una denuncia (interna o externa) o de oficio por la propia Administración.

• Se recabó todo tipo de prueba documental (oficios, expedientes), se realizaron entrevistas, se realizaron análisis técnicos (si procedían), se cuantificaron daños.

• Se preparó un expediente administrativo específico para esta actuación. El cual, en teoría, debería encontrarse foliado y ordenado cronológicamente.

• Se emitió un informe de recomendación de apertura de un procedimiento administrativo sancionador.

• Se dictó un acto de designación de un órgano director (unipersonal o colegiado). El órgano director tramita el procedimiento, pero no decide. Finalmente emite una recomendación para el órgano decisor. En algunos casos órgano director y órgano decisor son uno solo. En otros casos, la designación ya se ha hecho por reglamento correspondiéndole a la Dirección Legal, Departamento de Suministros, etc.

• Finalmente, se dictó un acto de apertura de procedimiento.

La Investigación Preliminar no es la norma, pero si es lo usual en la práctica. El resultado final de esta investigación debería ser la comunicación que usted tiene en sus manos.

A partir de esta comunicación se desarrollarán las etapas del procedimiento: descargo, audiencia, conclusiones, acto final y recursos.

¿Qué DEBE contener esta comunicación inicial?

La comunicación inicial en los términos indicados debe contener al menos:

• Mención y nombramiento del órgano competente.

• Apertura del procedimiento.

• Convocatoria a audiencia oral (con al menos 15 días de anticipación)

• Traslado de cargos.

Insisto, en este caso me refiero a un “Procedimiento Ordinario”, los “Procedimientos Sumarios” inician con las conclusiones y son procedimientos distintos con un tratamiento distinto.

¿Qué es un traslado de cargos y por qué debe importarme?

La comunicación inicial debe contener, ya sea en ella misma o haciendo referencia a otro documento, un traslado de cargos.

La propia Sala Constitucional ha incluido como parte del derecho de defensa la obligación de parte de la Administración de realizar un traslado de cargos intimando al investigado los hechos que se imputan.

“La Administración debe, en atención al derecho de defensa del administrado: a) Hacer traslado de cargos al afectado, lo cual implica comunicar en forma individualizada, concreta y oportuna, los hechos que se imputan; b) Permitirle el acceso irrestricto al expediente administrativo; c) Concederle un plazo razonable para la preparación de su defensa; d) Concederle la audiencia y permitirle aportar toda prueba que considere oportuna para respaldar su defensa; e) Fundamentar las resoluciones que pongan fin al procedimiento; f) Reconocer su derecho a recurrir contra la resolución sancionatoria.” Voto 5469-95 de la Sala Constitucional. El subrayado es agregado al texto original.

Así, el traslado de cargos no debe entenderse como un mero formalismo, sino como un elemento integrante del debido proceso convirtiéndose la intimación en un derecho.

“Uno de los elementos del debido proceso, en materia administrativa, es el derecho de intimación, es decir, la posibilidad que tiene todo investigado de ser instruido de los cargos que se le imputan en forma clara. El traslado de cargos pretende darle una mayor transparencia a las actuaciones de la Administración, a fin de que la persona intimada comprenda el carácter de los actos que se le atribuyen desde el primer momento de la iniciación del procedimiento administrativo.” Voto 3202-11 de la Sala Constitucional. El subrayado es agregado al texto original.

Asimismo, la forma en que debe realizarse el traslado de cargos ha sido definido por la Sala Constitucional e indica que debe ser una relación oportuna, expresa, precisa, clara y circunstanciada de los hechos y sus consecuencias legales.

“[…] toda persona investigada debe ser puesta desde un inicio del procedimiento en conocimiento y que debe intimársele mediante una relación oportuna, expresa, precisa, clara y circunstanciada de los hechos y sus consecuencias legales, lo que no ocurrió en el presente caso, produciéndole indefensión a la amparada durante el resto del procedimiento.” Voto 5100-99 de la Sala Constitucional. El subrayado es agregado al texto original.

Criterio compartido por la Sala Primera al determinar qué:

“La intimación de los cargos debe ser expresa, precisa y particularizada. No corresponde al administrado dilucidar, del cúmulo de información y actuaciones comprendidas en un expediente administrativo, cuáles son los cargos que se le endilgan. Lo anterior podría abocarlo, incluso, a no pronunciarse sobre algunos de ellos porque no los valoró como tales; o bien porque no los ubicó en el expediente, lo cual menoscaba tanto el derecho de defensa, cuanto [sic] al debido proceso.” Res. 21 de las 14:15 horas del 9 de abril de 1997 de la Sala Primera. El subrayado es agregado al texto original.

El traslado de cargos debe indicar el hecho concreto ocurrido, la prueba específica con que se cuenta para demostrar este hecho, la norma específica que indica que el comportamiento es indebido, incorrecto o ilegal y la norma específica que indica la sanción concreta que le puede acarrear (en algunas ocasiones la sanción dependerá de atenuantes o agravantes que se revisarán durante el proceso).

Si no entiende porque lo están investigando, si no se indica la prueba, si no le dan acceso al expediente, si no mencionan la norma aplicable, se investigan varias partes y no se individualiza la responsabilidad de cada uno de las partes o se está en un escenario similar a los descritos, SU TRASLADO DE CARGOS ESTÁ MAL HECHO.

¿Qué debo hacer si el traslado de cargos está mal hecho?

Si el traslado de cargos no cumple con los requisitos indicados debe formularse un RECURSO DE REVOCATORIA y el plazo es de 24 HORAS.

El recurso se puede plantear en escrito separado o se puede plantear en la misma acta de notificación en el momento que lo notifiquen. La recomendación es: plantéelo por escrito.

En este recurso no es el momento para referirse al fondo del asunto, no es el momento para ofrecer prueba o para realizar sus conclusiones. ¿Puedo hacerlo? Si. Pero paralelamente a este plazo de 24 horas usted tiene la oportunidad de presentar un escrito de descargo por lo que recomendaría que no realice el descargo en estas 24 horas.

Recomendaciones

Lo que le debe quedarle claro es que su tiempo de respuesta para impugnar el traslado de cargos es muy corto.

• Si, se puede enmendar después, pero no hay garantía que eso suceda si no se impugnó en tiempo.

• No es este el momento para realizar el descargo

• Si, el tiempo es muy corto y la capacidad de respuesta es limitada.

Hay otros escenarios que se pueden presentar que no son los tratados aquí y que se pueden valorar ya en la marcha del proceso.

Lo más importante es que usted tenga claro que todo procedimiento administrativo ordinario, especialmente uno sancionatorio, debe buscar y garantizar dos cosas:

• La búsqueda de la verdad real de los hechos (ser investigado no quiere decir que usted sea culpable)

• Garantizarse en todo momento el debido procedimiento administrativo y el derecho de defensa (“due process of law”)